在升級的投資回報效果明確之前，許多CIO都不喜歡升級到廠商發(fā)布的最新版本電子郵件產(chǎn)品，而是使用滯后一兩代的產(chǎn)品。
有極少數(shù)的CIO會在廠商發(fā)布新版電子郵件之后會立即升級。而有些則相反，喜歡繼續(xù)使用老版本的產(chǎn)品，直至廠商停止支持為止。但在多數(shù)情況下，許多CIO會像PRG-Schultz International公司的Eric Goldfarb一樣，選擇一種中間路線。
Goldfarb 所在的公司是一家資產(chǎn)達(dá)到3.76億美元的恢復(fù)審計公司，總部設(shè)在亞特蘭大。在決定將公司的電子郵件系統(tǒng)從Lotus Notes 5.0.3升級到6.5.1之前，Goldfarb編寫了一個有關(guān)升級的“十大理由”。他解釋說：“我要等所有問題都弄清楚之后才會做出決定。如果我要升級Domino應(yīng)用，我肯定要搞明白它到底能給我?guī)碓鯓拥耐顿Y回報。如果不斷升級，我就不可能得到理想的投資回報。”Goldfarb預(yù)計在升級版本發(fā)布6個月后，新版本才會顯現(xiàn)出自己的優(yōu)勢，主要可以分為三個領(lǐng)域：提高公司3200名員工的生產(chǎn)效率；解決困擾幫助桌面的軟件缺陷；以及改善安全、存儲和存檔能力方面的管理特性。
Goldfarb的看法是相當(dāng)?shù)湫偷�。許多CIO都認(rèn)為電子郵件升級是不可避免的，但并不是非常急迫的。根據(jù)Ferris Research公司的估計，在Notes用戶中，直到2003年底，仍然有75%的企業(yè)都在使用IBM Domino/Notes 5.x。至于微軟公司產(chǎn)品的用戶， Ferris的調(diào)查顯示到今年一月仍然有45%的企業(yè)在使用老版本，而有37%的受訪企業(yè)稱自己還在使用Exchange Server 5.5，有63%在使用Exchange 2000，而使用Exchange 2003的只有35%。這些結(jié)果中包括多選答案，因為大企業(yè)通常都是多種環(huán)境混合使用的。
Ferris公司的分析師David Via說：“許多用戶都認(rèn)為，最新的兩個Microsoft和Lotus版本中并沒有包含什么特別的新特性，因此升級的必要性不大。因此許多用戶都直接從Exchange 5.5升級至2003，而且也有相當(dāng)一部分用戶從Notes 4升級至6。” 根據(jù)他的估計，重大升級，如從Exchange 5.5升級至2000或2003，通常每位用戶的成本為100至175美元，而次要一些的升級，如從Exchange 2000升級至2003，每位用戶的成本也高達(dá)40至90美元。
Via 說，有一個因素使部分IT經(jīng)理非常擔(dān)心將Exchange 2000升級至2003，因為新版本使用了活動目錄（Active Directory）。這是一項重大的架構(gòu)變化。佛羅里達(dá)州Miami-Dade縣政府將在未來的18至24個月內(nèi)將其Exchange 5.5升級到2003，并且也將面臨同樣的問題。該縣首席技術(shù)官Ruben Lopez 說，由于需要將50個部門和15000名電子郵件用戶都轉(zhuǎn)換至活動目錄上，整個實施過程將延長好幾個月。
Nucleus Research 公司的分析師Shruti Yadav 認(rèn)為，導(dǎo)致升級推遲的另外一個因素就是經(jīng)濟(jì)問題。她說：“電子郵件程式必然會與其他IT項目爭奪資源。”
但是，如果在升級的問題上等待時間太長，同樣也會導(dǎo)致項目的成本和復(fù)雜性上升。專業(yè)市場研究企業(yè)Radicati Group 公司的首席執(zhí)行官Sara Radicati說：“等得越久，你要做的工作就越多。你可能發(fā)現(xiàn)，消息組件已經(jīng)過時，或者是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)過時等問題。”
Lee Lovig是一家擁有5000用戶的金融服務(wù)企業(yè)首席IT設(shè)計師，由于他的公司要與其他企業(yè)合并，因此公司決定將Lotus Notes升級至6.5版。但整個升級過程幾乎寸步難行，因為超過一半的最終用戶仍然在使用Notes 4.5。Lovig說：“我們等得太久了。6.5版中包含了許多新的內(nèi)容，兩種客戶端存在許多巨大的差異，因此公司在用戶培訓(xùn)方面不得不花費大量的時間和金錢。”
一方面，你肯定不希望急于實施最新的版本，讓自己成為廠商最新技術(shù)的付費測試者。在理想的狀況下，您應(yīng)當(dāng)?shù)却欢螘r間，并且確定新版本到底能夠帶來哪些優(yōu)勢和益處。這些優(yōu)勢可能包括提高用戶生產(chǎn)效率、減輕IT管理負(fù)擔(dān)或改善商業(yè)運營的新特性。
許多CIO都希望在避免不必要風(fēng)險的前提下實現(xiàn)投資回報，這也就是為什么Goldfarb喜歡停留在應(yīng)用的產(chǎn)品周期中間階段上，既不是尖端，也不是末尾。Miami-Dade縣政府的支持經(jīng)理Robert Ashby也認(rèn)為：“我并不是喜歡落后，但至少應(yīng)該讓其他人先試試升級的效果，我才能做出決定。”
Alan Boehme 是加利福尼亞州Best Software公司的首席技術(shù)官，過去也曾經(jīng)擔(dān)任過GE Power Systems的首席技術(shù)官。他也認(rèn)為不應(yīng)急于升級到最新版本。Boehme說，Best公司正在將其Exchange 5.5升級為2003，但計劃在未來的三年中一直使用2003，“直到我們看到Longhorn（下一代Windows操作系統(tǒng)）的具體表現(xiàn)再決定是否升級”。
在他看來，在電子郵件方面，幾乎不存在什么競爭需求，因此也就沒有必要一定要使用最新的技術(shù)。Boehme認(rèn)為：“許多公司都在電子郵件上支出過度。相反，如果我們將電子郵件系統(tǒng)的好壞分成1至5的幾個評價點，若以5分為全世界最佳的電子郵件系統(tǒng)。你可以試問自己是否真得需要5。我認(rèn)為多數(shù)企業(yè)都會選擇3。”
