多年以前，喜劇演員George Carlin曾經(jīng)裝作教皇表示：因?yàn)槿祟?lèi)偏激的天性，有七個(gè)詞人類(lèi)不應(yīng)該在電話中使用。無(wú)論是誰(shuí)，只要用到了其中一個(gè)就要立刻受到審查，并可能受到嚴(yán)厲的懲罰。
在IT世界里，CIO們面臨一個(gè)類(lèi)似的“不能說(shuō)”的處境。不過(guò)它們并不是七個(gè)詞，而是七句技術(shù)主管不能和CFO或CEO說(shuō)的話，除非他們想要冒很大的風(fēng)險(xiǎn)。
由于在今天的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中并沒(méi)有一個(gè)全職的檢察員，下面就是這七句不能夠?qū)ζ髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)的話，以及它們?yōu)槭裁床荒軌蛘f(shuō)的原因。
“這個(gè)項(xiàng)目并不能夠帶來(lái)可觀的投資回報(bào)，但是我還是想進(jìn)行它。”
在今天充滿不確定的經(jīng)濟(jì)環(huán)境里，公司很難籌集到資金。沒(méi)有人想聽(tīng)到這樣的話：這個(gè)計(jì)劃不能夠帶來(lái)很好的投資回報(bào)。當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目小組開(kāi)始制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，最讓人關(guān)心的問(wèn)題總是該項(xiàng)目能否在未來(lái)的兩到三年內(nèi)帶來(lái)積極的效果。對(duì)于大型的項(xiàng)目，這種保證更為重要。
不幸的是，項(xiàng)目小組經(jīng)常對(duì)于投資回報(bào)率，以及它對(duì)于IT部門(mén)為項(xiàng)目區(qū)分優(yōu)先次序工作的重要性缺乏透徹的理解。在決定哪些項(xiàng)目應(yīng)該被推進(jìn)，而哪些項(xiàng)目應(yīng)該被重新考慮的時(shí)候，諸如折扣現(xiàn)金流和收入流等因素必須被考慮在內(nèi)。一旦這個(gè)概念清楚了，并找到了很好的投資回報(bào)，確定項(xiàng)目的優(yōu)先次序的工作就變得順利而且有效率了。
“我已經(jīng)超出預(yù)算了，而財(cái)年才剛剛開(kāi)始。”
預(yù)算管理是CIO們需要完成的最重要也是時(shí)間最緊迫的任務(wù)之一。但是，預(yù)算經(jīng)常是顛倒過(guò)來(lái)制定的，到進(jìn)行削減之前，很少有CFO或預(yù)算委員會(huì)的消息。因?yàn)楣逃械男畔⒏糸u，這些削減可能會(huì)無(wú)意中影響到項(xiàng)目的進(jìn)行。
在這種情況下，CIO必須把得到的預(yù)算重新分配給這些項(xiàng)目。不幸的是，有時(shí)候就是沒(méi)有錢(qián)。因?yàn)轭A(yù)算制定過(guò)程需要數(shù)月才能完成，被原來(lái)預(yù)算批準(zhǔn)的項(xiàng)目有可能后來(lái)被終止，哪怕這些項(xiàng)目已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行了--即使是這樣，也得不到支持這些項(xiàng)目應(yīng)有的經(jīng)費(fèi)。
避免這種風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)辦法就是把新項(xiàng)目的啟動(dòng)延期到財(cái)年的第二季度再開(kāi)始。這種延遲讓IT部門(mén)有時(shí)間把正在進(jìn)行的項(xiàng)目結(jié)束，并給了組織適應(yīng)新技術(shù)的機(jī)會(huì)。而且，這樣的做法保證了預(yù)算已經(jīng)定案，對(duì)于預(yù)算的任何變動(dòng)不會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)程。
“我們的節(jié)省費(fèi)用的程序不如我們想象的那么成功。”
估計(jì)節(jié)省的費(fèi)用通常是困難的，但即便如此，它們對(duì)于決策還是非常重要的，IT專(zhuān)家們很少經(jīng)過(guò)這方面的必要培訓(xùn)。而且，由于有些商業(yè)部門(mén)既沒(méi)有時(shí)間也沒(méi)有動(dòng)力來(lái)參加IT部門(mén)發(fā)起的節(jié)省費(fèi)用的行動(dòng)，就經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生額外的費(fèi)用。由于這些原因，減少開(kāi)支的理想成了泡影。
有一個(gè)可靠的項(xiàng)目方法，包括一個(gè)獲得節(jié)省經(jīng)費(fèi)的結(jié)構(gòu)，對(duì)于解決這一問(wèn)題非常重要�，F(xiàn)在就應(yīng)該用新的技術(shù)或解決方案來(lái)開(kāi)發(fā)能夠獲得費(fèi)用節(jié)省或增加收入的方法，流程和程序。也許這種動(dòng)機(jī)能夠影響商業(yè)單元和IT部門(mén)的行為，并加強(qiáng)這兩部分之間的協(xié)作。
“我們又需要更多的帶寬了。”
保持基礎(chǔ)架構(gòu)能夠滿足互聯(lián)網(wǎng)和應(yīng)用的需求是一個(gè)永遠(yuǎn)沒(méi)有盡頭的令人沮喪的循環(huán)。隨著流媒體和圖形的應(yīng)用日趨普遍，對(duì)于基礎(chǔ)架構(gòu)的壓力也日益增長(zhǎng)。
隨著應(yīng)用開(kāi)始平穩(wěn)運(yùn)行，對(duì)于更高帶寬的需求不斷涌現(xiàn)。同時(shí)，為了帶寬升級(jí)而籌集資金幾乎是不可能的。僅僅以提供更快的電子郵件服務(wù)和更快的程序執(zhí)行為理由要求額外的帶寬升級(jí)費(fèi)用非常困難。
保證帶寬調(diào)整費(fèi)用的一種方法是把基礎(chǔ)架構(gòu)升級(jí)的費(fèi)用包含到項(xiàng)目的總費(fèi)用中去。因?yàn)樵擁?xiàng)目成功的一個(gè)因素就是提高基礎(chǔ)架構(gòu)適應(yīng)新的改進(jìn)的能力，CIO們應(yīng)該通過(guò)這種方法讓公司上層提高項(xiàng)目預(yù)算。同增加人力和硬件一樣，提高帶寬被認(rèn)為是保證項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素。
另一個(gè)建議就是預(yù)先花些時(shí)間來(lái)對(duì)公司未來(lái)的基礎(chǔ)架構(gòu)需求做一個(gè)預(yù)測(cè)。設(shè)計(jì)一個(gè)系統(tǒng)的時(shí)候，就讓它具備能力能夠在面對(duì)調(diào)整時(shí)不需要再花費(fèi)可觀的時(shí)間或費(fèi)用進(jìn)行修改，你就可以不需要求助于其他的，更痛苦的辦法來(lái)增加帶寬，滿足公司的需求。
“ TCP/IP stack和微軟的API有沖突，產(chǎn)生了一個(gè)一般保護(hù)錯(cuò)誤--這就是為什么你的電子郵件不工作了的原因。”
為什么某樣?xùn)|西不工作了？總有一個(gè)技術(shù)原因，但是過(guò)于專(zhuān)業(yè)的說(shuō)法只會(huì)把用戶搞糊涂，他們對(duì)這些技術(shù)不熟悉。記住，當(dāng)一個(gè)CIO需要的不僅僅是技術(shù)能力--它還需要良好、有效的溝通技巧。
作為一個(gè)商業(yè)伙伴，你必須象了解你的技術(shù)問(wèn)題一樣，盡可能多地了解收入是如何產(chǎn)生的，組織是如何運(yùn)做管理的。讀一個(gè)MBA學(xué)位或者定期參加商業(yè)會(huì)議可以豐富這些知識(shí)。
同時(shí)，非IT管理人員了解一些IT組織的技術(shù)知識(shí)也是非常重要的，這使他們能夠明白需求，利害關(guān)系，以及某個(gè)特定項(xiàng)目的潛在的問(wèn)題。你可以和管理人員一起工作來(lái)了解他們想知道多少技術(shù)細(xì)節(jié)。很多管理人員可能希望你越專(zhuān)業(yè)越好，而其他人只選擇概要式的了解。在做了這樣的決定以后，你需要相應(yīng)地調(diào)整你的溝通風(fēng)格。
“那些用戶不知道我們正在如何努力地幫助他們。”
CIO在采用新技術(shù)的時(shí)候常常處境尷尬，因?yàn)樗?她必須讓最終用戶相信這些工具能夠給他們帶來(lái)好處。能夠帶來(lái)生產(chǎn)力提高的技術(shù)，可能被懷疑會(huì)讓有人丟掉工作。而且，權(quán)利、聲望和控制的利害關(guān)系都可能影響對(duì)于新技術(shù)需求的正確判斷。
由于這些原因，你可能會(huì)感到很沮喪，雖然你付出了很多努力，用戶們對(duì)于你花了很大力氣開(kāi)發(fā)的工具仍然很抵觸。
避免這種情況的最好的辦法是多花點(diǎn)時(shí)間和用戶在一起，向他們解釋新技術(shù)帶來(lái)的種種好處。很多大型的組織有正式的用戶委員會(huì)或者用戶理事會(huì)來(lái)處理這些問(wèn)題。在很多情況下，如果是用戶自己來(lái)領(lǐng)導(dǎo)這個(gè)委員會(huì)的話，成功率會(huì)大大提高，因?yàn)槟悖–IO）能夠直接聽(tīng)到來(lái)自用戶的聲音，這使你能夠得到更多更有意義的建議，并能夠幫助你和個(gè)人用戶建立更好的伙伴關(guān)系。
“我們的文件被黑了，保密的數(shù)據(jù)被泄露到了網(wǎng)上。”
雖然技術(shù)已經(jīng)滲透到我們生活里的所有的方面，很多組織還是沒(méi)有意識(shí)到數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)架構(gòu)和互聯(lián)網(wǎng)的安全性對(duì)于他們有多重要。很多時(shí)候，安全性被認(rèn)為是一張保險(xiǎn)單，如果預(yù)算緊張，就可以被削減甚至被忽略。當(dāng)危機(jī)產(chǎn)生，安全性成了優(yōu)先級(jí)最高的任務(wù)--但是危害已經(jīng)造成了。
安全策略不僅在IT部門(mén)內(nèi)應(yīng)該人人重視，在整個(gè)公司內(nèi)也應(yīng)該如此。安全小組，尤其對(duì)于大型組織，是非常有必要的。備份，災(zāi)難恢復(fù)和商業(yè)連貫性計(jì)劃應(yīng)該定期進(jìn)行以降低潛在的危險(xiǎn)。事后做出反應(yīng)和完全不知道應(yīng)該做什么會(huì)在清除一個(gè)災(zāi)難，或者防止災(zāi)難發(fā)生方面有很大的不同。
語(yǔ)言的魔力
上面七句話中的任何一句，或者與此相關(guān)的潛在的問(wèn)題，都可以通過(guò)預(yù)先計(jì)劃并采取防范措施來(lái)避免。
對(duì)于媒體，審查制度過(guò)濾掉了敏感的語(yǔ)言。技術(shù)管理者也應(yīng)該有同樣的意識(shí)，把潛在不利的情況轉(zhuǎn)變成商業(yè)發(fā)展的機(jī)遇。
